ファイルサーバーからSharePointへ移行するには？設計・移行手順と失敗しない考え方

ファイルサーバーからSharePoint Onlineへ移行するときは、既存の共有フォルダーをそのままSharePointへコピーすればよいわけではありません。

先に、「何をSharePointへ移すのか」「何を既存環境に残すのか」「移行先をどのようなサイト・ライブラリ・権限構成にするのか」を決める必要があります。

特に、長年使用しているファイルサーバーでは、不要なデータ、複雑なフォルダー階層、個別権限、古い業務ルールなどが蓄積していることがあります。

これらをそのままSharePointへ持ち込むと、移行後も管理しにくい構成が残ります。

ファイルサーバーからSharePointへの移行は、データをコピーする作業ではなく、既存のファイル管理を整理してSharePoint向けに再設計する作業と考えるのがポイントです。

 

ファイルサーバーのデータをそのままSharePointへ移行しない

ファイルサーバーからSharePointへ移行するときに避けたいのが、現在のフォルダー構造や権限をそのまま再現する方法です。

ファイルサーバー
        ↓
そのままコピー
        ×

現在のデータを整理
        ↓
SharePointへ移すデータ
        ＋
既存環境に残すデータ
        ＋
移行しないデータ
        ↓
移行先を設計
        ↓
SharePointへ移行

ファイルサーバーとSharePointでは、ファイルを管理する考え方が異なります。

ファイルサーバーでは、共有フォルダーの下に階層を作り、フォルダー単位でアクセス権を設定する構成が一般的です。

一方、SharePointではサイト・ドキュメントライブラリ・フォルダー・権限などを組み合わせて情報を管理します。

そのため、移行前にSharePoint側の構造を決めることが重要です。

SharePointの基本構造がわからない場合は、先に以下の記事を確認してください。

SharePointのサイト・ライブラリ・フォルダーの違い｜どう使い分ける？

 

最初にデータを「移す・残す・移行しない」に分ける

SharePointへの移行を始める前に、現在のファイルサーバーに保存されているデータを棚卸しします。

すべてを移行対象にするのではなく、少なくとも次の3つに分けて考えます。

分類 考え方
SharePointへ移す 複数人で日常的に共有・編集・参照するデータ
既存環境に残す SMB、UNCパス、複合機、既存システムなどが必要とするデータ
移行しない 重複データ、不要データ、古く利用されていないデータなど

例えば、営業資料や社内マニュアルなど、複数人で利用するOfficeファイルはSharePointと相性のよいデータです。

一方、複合機からSMBで直接保存するデータや、既存システムがUNCパスを参照しているデータは、SharePointへ移行すると現在の仕組みをそのまま利用できない場合があります。

また、何年も参照されていないファイルや重複したデータまで移行すると、SharePoint側にも不要なデータを持ち込むことになります。

「現在ファイルサーバーにあるから移す」のではなく、「今後もSharePointで利用する必要があるか」で判断します。

 

移行前にサイト・ライブラリ設計を決める

移行対象を整理したら、次にSharePoint側の保存先を設計します。

ここで重要なのは、データを移動してから構造を考えるのではなく、移行先を決めてからデータを動かすことです。

例えば、ファイルサーバーが次のような構造になっていたとします。

共有フォルダー
  │
  ├─ 営業部
  │   ├─ 見積
  │   ├─ 提案書
  │   └─ 資料
  │
  ├─ 総務部
  │   ├─ 社内資料
  │   └─ 申請書
  │
  └─ 全社共有

これを見て、営業部・総務部・全社共有という名前だけを理由に、それぞれSharePointサイトを作成するとは限りません。

サイトを分けるかどうかは、

  • 利用するユーザー
  • 業務の目的
  • 管理担当者
  • 権限や共有方針

などから判断します。

部署単位でサイトを分けるか迷う場合はこちらを確認してください。

SharePointは部署ごとにサイトを分けるべき？設計の判断基準と具体例

サイトとライブラリのどちらで分けるか迷う場合はこちらです。

SharePointはサイトとライブラリのどちらで分ける？設計の判断基準

 

ファイルサーバーの権限をそのまま再現しない

ファイルサーバーを長期間利用していると、フォルダーごとに異なるアクセス権が設定されていることがあります。

例えば、次のような状態です。

共有
 │
 ├─ 営業資料
 │    ├─ 営業部
 │    ├─ 管理職のみ
 │    └─ 特定ユーザーのみ
 │
 └─ 社内資料
      ├─ 全社員
      └─ 一部フォルダーのみ個別権限

移行ツールにはファイル共有のアクセス許可を保持する機能がありますが、技術的に移行できることと、その権限構造をSharePointでも維持するべきことは別です。

ファイルやフォルダーごとの個別権限を大量にSharePointへ持ち込むと、移行後の人事異動や退職、組織変更、権限確認が複雑になります。

また、ファイルサーバーで利用される高度なNTFSアクセス許可が、SharePointへすべて同じ形で引き継がれるわけではありません。

そのため、移行を機会に、

  • 誰が利用するデータなのか
  • サイト単位で分けるべきか
  • ライブラリ単位で分けるべきか
  • 個別権限を本当に残す必要があるか

を確認します。

SharePointの権限設計については以下で詳しく解説しています。

SharePointの権限設計｜サイト・ライブラリ・フォルダーはどこで分ける？

 

SharePointへ移さない方がよいデータもある

SharePointを導入するからといって、ファイルサーバーやNASにあるすべてのデータをSharePointへ移す必要はありません。

特に次のような用途では、既存環境を残す方が合理的な場合があります。

  • SMB共有を必要とする複合機・スキャナー
  • UNCパスを直接参照する既存システム
  • 一時的な受け渡し専用データ
  • SharePointで共同作業する必要がない保管データ

例えば、一般的な複合機のスキャン to SMBでは、SharePoint Onlineを通常の共有フォルダーとして直接指定することはできません。

この場合、NASを複合機からの一時的な保存先として残し、必要なファイルだけSharePointへ移す方法もあります。

「SharePointを導入する＝NASやファイルサーバーを完全になくす」ではありません。

SharePointとNASの役割の違いはこちらで整理しています。

SharePointとNASの違い｜どちらを使うべき？併用する場合も解説

複合機・スキャナーについてはこちらです。

SharePointを複合機・スキャナーの保存先にできる？SMBスキャンとの違いと代替方法

 

旧ファイルサーバーを移行直後に削除しない

SharePointへ移行した直後に旧ファイルサーバーを削除すると、移行漏れやユーザーからの問い合わせが発生したときに確認しにくくなります。

そのため、環境によっては移行後もしばらく旧ファイルサーバーを読み取り専用で残す方法があります。

旧ファイルサーバー
        ↓
SharePointへ移行
        ↓
新しいファイルは
SharePointで運用
        ↓
旧ファイルサーバーは
読み取り専用
        ↓
移行漏れ・問題を確認
        ↓
問題がなければ
廃止・保管を判断

読み取り専用にすることで、ユーザーが旧ファイルサーバーへ新しいファイルを保存し続けることを防ぎながら、必要なときには過去データを確認できます。

これにより、

  • 移行漏れの確認
  • 旧ファイルパスの確認
  • ユーザーからの問い合わせ対応
  • 移行前後のデータ確認

がしやすくなります。

ただし、旧ファイルサーバーをどの程度の期間残すかは、データ量、業務内容、バックアップ、社内ルールなどによって異なります。

「必ず○か月残す」と固定するのではなく、移行後の確認に必要な期間を決めて運用します。

 

移行ツールは設計が終わってから選ぶ

Microsoftでは、ファイル共有からSharePoint Onlineなどへデータを移行するためのツールが用意されています。

代表的なものに、

  • Migration Manager
  • SharePoint Migration Tool（SPMT）

があります。

SharePoint Migration Toolでは、ファイル共有などからSharePoint Onlineへファイルを移行できます。

Migration Managerでは、移行用のエージェントを利用し、複数の移行タスクを集中管理したり、進捗やレポートを確認したりできます。

ただし、どちらのツールを使う場合でも、ツールがサイトやライブラリの設計を決めてくれるわけではありません。

先に決めるべきなのは、

  1. 何を移すか
  2. どこへ移すか
  3. 誰が利用するか
  4. どの権限にするか
  5. 移行後にどう利用するか

です。

「どの移行ツールを使うか」は、移行設計が決まった後に考えます。

 

本番移行前にスキャンとテスト移行を行う

大量のファイルを最初からすべて本番環境へ移行するのではなく、事前評価とテスト移行を行う方が安全です。

全データを
いきなり本番移行
        ×

事前にデータを確認
        ↓
スキャン・評価
        ↓
少量でテスト移行
        ↓
移行結果を確認
        ↓
問題を修正
        ↓
本番移行

事前確認では、例えば次のような点を確認します。

  • 移行対象のファイル数・データ量
  • 移行できないファイルがないか
  • ファイル名やフォルダー構造に問題がないか
  • 権限が想定どおりになっているか
  • 移行先のサイト・ライブラリが適切か
  • 移行後にユーザーがファイルを利用できるか

Migration Managerにはファイル共有を事前にスキャンし、移行を妨げる可能性のある問題をレポートで確認する機能があります。

本番移行前に問題を把握しておけば、大量のデータを移した後に設計を変更するリスクを減らせます。

 

移行後にPCからどう使うかも先に決める

ファイルをSharePointへ移行しても、ユーザーがどこからファイルを開けばよいかわからなければ、運用開始後に混乱します。

SharePointのファイルを利用する方法には、例えば次があります。

  • SharePointをWebブラウザーから開く
  • Teamsから利用する
  • OneDriveへのショートカットを追加する
  • SharePointライブラリをPCへ同期する

特に、ファイルサーバーをエクスプローラー中心で利用してきたユーザーの場合は、移行後のファイルの開き方を事前に決めておくことが重要です。

SharePointの同期とOneDriveへのショートカットの違いはこちらで解説しています。

SharePointの「同期」と「OneDriveへのショートカット」の違い｜どちらを使うべき？

 

ファイルサーバーからSharePointへのおすすめ移行順序

ここまでの内容をまとめると、ファイルサーバーからSharePointへの移行は次の順番で進めると整理しやすくなります。

1. 現在のデータを棚卸し
        ↓
2. 移す・残す・
   移行しないを決める
        ↓
3. サイトを設計
        ↓
4. ライブラリを設計
        ↓
5. 権限を整理
        ↓
6. PCからの
   利用方法を決める
        ↓
7. 事前スキャン
        ↓
8. テスト移行
        ↓
9. 本番移行
        ↓
10. 旧ファイルサーバーを
    読み取り専用化
        ↓
11. 移行後の問題を確認
        ↓
12. 旧環境の
    廃止・保管を判断

特に重要なのは、3～6の設計を行ってから移行ツールを使うことです。

先にツールを動かしてしまうと、移行後にサイト構成や権限を変更することになり、結果的に作業量が増える可能性があります。

 

ファイルサーバーからSharePointへ移行するときに避けたいこと

既存フォルダーをすべてそのまま移す

不要なデータや古い構造までSharePointへ引き継ぐ原因になります。

既存の個別権限をすべて再現する

移行後のSharePointでも複雑な権限管理が残ります。サイトやライブラリの構成から見直します。

SharePoint導入を理由にNASを必ず廃止する

SMBや既存システムが必要なら、用途を限定してNASを残すことも選択肢です。

移行ツールから検討を始める

ツールはデータを移動するための手段です。サイト・ライブラリ・権限などの設計そのものを決めるものではありません。

本番移行後すぐに旧環境を削除する

移行漏れやユーザーからの問い合わせを確認できるよう、必要に応じて一定期間読み取り専用で残します。

 

SharePoint移行前に確認するチェックリスト

確認項目 確認
移行対象データを棚卸しした □
SharePointへ移すデータを決めた □
既存環境に残すデータを決めた □
不要・重複データを整理した □
サイト構成を決めた □
ライブラリ構成を決めた □
権限を整理した □
移行後のPCからの利用方法を決めた □
事前スキャンを行った □
テスト移行を行った □
旧ファイルサーバーの扱いを決めた □

 

ファイルサーバーからSharePointへの移行まとめ

ファイルサーバーからSharePointへの移行で重要なのは、ファイルをどのツールでコピーするかではありません。

まず、

  • 何をSharePointへ移すのか
  • 何を既存環境に残すのか
  • 何を移行しないのか
  • サイトとライブラリをどう分けるのか
  • 権限をどう整理するのか
  • 移行後にユーザーがどう利用するのか

を決めます。

その上で事前スキャン・テスト移行を行い、問題がないことを確認してから本番移行します。

ファイルサーバーからSharePointへの移行は「現在の構成をクラウドへコピーする作業」ではなく、「今後管理しやすい情報共有環境へ再設計する作業」と考えるのがポイントです。

SharePointの基礎からサイト設計、権限、NAS、バックアップまでまとめて確認したい場合は、以下の総合ガイドも参考にしてください。

SharePoint Onlineの使い方・設計まとめ｜導入前に知っておきたい基礎と判断ポイント

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