SharePoint Onlineは、Microsoft 365で利用できる情報共有・共同作業のためのサービスです。
ファイルをクラウド上に保存できるためOneDriveと似ていますが、SharePointは主に部署やチームなど複数人で継続して利用する情報を管理する用途に向いています。
また、Teamsで扱っているファイルの保存先としてSharePointが使われることもあるため、Microsoft 365を利用していると「SharePoint・OneDrive・Teamsは何が違うのか」と分かりにくくなることがあります。
先に結論をまとめると、基本的な使い分けは次のとおりです。
| 用途 | 基本的に選ぶもの |
|---|---|
| 自分が中心となって使うファイル | OneDrive |
| 部署・チームで継続して共有するファイル | SharePoint |
| チャット・会議・共同作業の入口 | Teams |
| SMB共有や既存の社内システムとの互換性を重視する | ファイルサーバー・NAS |
この記事では、SharePoint Onlineの役割とOneDrive・Teams・従来のファイルサーバーとの違いを整理し、実際にどれを使えばよいか判断できるように解説します。
SharePoint Onlineとは
SharePoint Onlineは、Microsoft 365で利用できる組織向けの情報共有基盤です。
一般的なクラウドストレージのようにファイルを保存・共有できるだけでなく、サイト、ドキュメントライブラリ、ページ、リストなどを利用して、組織内の情報をまとめて管理できます。
たとえば、次のような用途があります。
- 部署内で使用するWord・Excel・PDFなどの共有
- 社内マニュアルや規程の管理
- プロジェクト資料の共有
- 複数人によるOfficeファイルの共同編集
- 社内ポータルや情報共有ページの作成
- ファイルのバージョン管理
そのためSharePointは、単なる「インターネット上の共有フォルダー」ではありません。
組織やチームが所有する情報を管理する場所と考えると理解しやすくなります。
SharePoint・OneDrive・Teams・ファイルサーバーの違い
4つの違いを大まかに整理すると、次のようになります。
| 項目 | SharePoint | OneDrive | Teams | ファイルサーバー・NAS |
|---|---|---|---|---|
| 主な役割 | 組織・部署・チームの情報共有 | 個人を中心としたファイル管理 | チャット・会議・共同作業 | 社内ネットワーク上のファイル共有 |
| ファイルの考え方 | 組織・サイト側で管理 | ユーザー側で管理 | 実体はSharePointまたはOneDriveに保存 | 共有フォルダーで管理 |
| 複数人での利用 | 向いている | 共有可能 | 向いている | 向いている |
| 個人作業 | 用途による | 向いている | 用途による | 用途による |
| ブラウザからの利用 | 可能 | 可能 | 可能 | 製品・構成による |
| Windowsエクスプローラーからの利用 | OneDriveを利用して可能 | 可能 | 保存先を同期すれば可能 | 可能 |
| SMB共有 | 基本的に使用しない | 使用しない | 使用しない | 一般的に使用可能 |
| Microsoft 365との連携 | 強い | 強い | 強い | 製品・構成による |
重要なのは、どのサービスが優れているかではなく、保存する情報の所有者と利用方法によって使い分けることです。
SharePointとOneDriveの違い
SharePointとOneDriveは、どちらもMicrosoft 365上でファイルを保存・共有できます。
機能が似ているため分かりにくい部分ですが、基本的には「誰のためのファイルなのか」で考えると判断しやすくなります。
OneDriveは個人を中心に管理するファイルに向いている
OneDriveは、基本的にユーザーごとに用意されるファイル保存領域です。
Microsoftも、自分一人で作業しているファイルはOneDriveへ保存するという考え方を案内しています。
たとえば、次のようなファイルです。
- 作成途中の資料
- 自分用のメモ
- 個人で管理しているExcelファイル
- チームへ公開する前の資料
OneDriveに保存したファイルも他のユーザーと共有できます。そのため「OneDriveは共有できない」というわけではありません。
ただし、部署全体で長期間使用する資料などを特定ユーザーのOneDriveへ集約すると、ファイルの所有関係や運用が分かりにくくなります。
SharePointは組織・部署・チームで使うファイルに向いている
SharePointは、特定の個人ではなく、サイトやチームを中心として情報を管理できます。
たとえば、次のようなファイルです。
- 部署共通の資料
- 業務マニュアル
- 社内規程
- プロジェクト資料
- 複数人で継続して使用するExcelファイル
つまり、SharePointとOneDriveを使い分けるときは、単純に「共有するかどうか」だけで判断するのではなく、そのファイルを個人が管理するのか、組織やチームが管理するのかで考えることが重要です。
| ファイルの状態 | 保存先の目安 |
|---|---|
| 自分だけで作成・利用している | OneDrive |
| 一時的に他の人へ共有する | OneDriveでも対応可能 |
| 部署で継続して利用する | SharePoint |
| 担当者が変わっても残す必要がある | SharePoint |
SharePointとTeamsの違い
TeamsとSharePointは競合するサービスではなく、Microsoft 365の中で連携して動作します。
Teamsは主に、チャット、オンライン会議、通話、チーム内のコミュニケーションなどを行うためのサービスです。
一方、Teams上で扱うファイルの一部はSharePointやOneDriveに保存されています。
Teamsのチャネルに保存したファイルはSharePointに保存される
Teamsのチャネルへアップロードしたファイルは、そのチームに関連するSharePoint側へ保存されます。
そのため、Teams上ではファイルをTeamsが直接保存しているように見えても、ファイル管理の基盤としてSharePointが使用されています。
Teamsのチャットで送信したファイルはOneDriveに保存される
一方、1対1やグループチャットで送信したファイルは、送信者側のOneDrive for Businessに保存され、チャット参加者へ共有される仕組みです。
大まかには次のように覚えると分かりやすくなります。
| Teamsでの操作 | 主な保存先 |
|---|---|
| チーム・チャネルで共有したファイル | SharePoint |
| チャットで送信したファイル | OneDrive for Business |
つまり、Teamsは共同作業を行う入口、SharePointはチームで利用するファイルを管理する基盤と考えると理解しやすくなります。
SharePointとファイルサーバーの違い
SharePointはファイルサーバーの代替として検討されることがありますが、単純に「ファイルサーバーをクラウド化したもの」と考えるのは適切ではありません。
どちらも複数人でファイルを共有できますが、仕組みや得意な用途が異なります。
ファイルサーバーはWindowsの共有フォルダーに近い操作ができる
一般的なWindowsファイルサーバーやNASでは、SMBを利用して共有フォルダーへアクセスします。
たとえば、次のような環境と相性があります。
- Windowsエクスプローラーを中心に運用する
- UNCパスを利用する
- SMBを必要とする業務ソフトを使用する
- 複合機から共有フォルダーへ直接スキャンデータを保存する
- 社内LANを中心に利用する
既存システムが共有フォルダーを前提としている場合は、SharePointへ完全に置き換えられないことがあります。
SharePointはMicrosoft 365を中心とした共同作業に向いている
SharePointはWebブラウザーやMicrosoft 365との連携を前提としており、ファイルサーバーとは異なる仕組みでファイルを管理します。
たとえば、次のような用途に向いています。
- 社外からファイルへアクセスする
- 複数人でOfficeファイルを共同編集する
- ファイルの変更履歴を管理する
- TeamsやOneDriveと連携する
- 組織や部署単位でファイルを管理する
SharePointのドキュメントライブラリは、OneDriveのショートカット機能や同期機能を利用することで、Windowsのエクスプローラーから操作することもできます。
ただし、見た目がエクスプローラーになっても、従来のSMB共有フォルダーと同じ仕組みになるわけではありません。
SharePoint・OneDrive・Teams・ファイルサーバーは結局どれを使えばよい？
迷った場合は、次の表を基準にすると判断しやすくなります。
| やりたいこと | 選択肢 |
|---|---|
| 自分だけでファイルを作成・管理したい | OneDrive |
| 自分のファイルを一時的に他の人へ共有したい | OneDrive |
| 部署やチームで継続してファイルを共有したい | SharePoint |
| 担当者が変わっても組織に残すファイルを管理したい | SharePoint |
| チャットや会議を中心に共同作業したい | Teams |
| Teamsのチャネルでファイルを共有したい | Teams＋SharePoint |
| SMB共有が必要 | ファイルサーバー・NAS |
| 複合機からSMBで直接ファイルを保存したい | ファイルサーバー・NAS |
| SharePointをWindowsエクスプローラーから利用したい | SharePoint＋OneDrive |
特に重要なのは、SharePointとOneDriveをどちらか一方に統一しようとしないことです。
Microsoft 365では、それぞれの役割に合わせて使い分ける方が自然です。
SharePointとOneDriveはどちらかを選ぶサービスではない
SharePointとOneDriveは比較されることが多いですが、どちらか一方だけを選択する必要はありません。
実際には、次のように役割を分けることで管理しやすくなります。
- 個人で作業中のファイル：OneDrive
- 組織・部署で共有するファイル：SharePoint
- チャットや会議を含む共同作業：Teams
- SMBや既存システムとの互換性が必要：ファイルサーバー・NAS
また、OneDriveはSharePointのファイルをWindows PCへ同期するときにも利用されます。
そのためMicrosoft 365環境では、SharePointとOneDriveを別々のサービスとして完全に切り離して考えるよりも、それぞれの役割を理解して組み合わせることが重要です。
まとめ
SharePoint Onlineは、Microsoft 365で組織やチームの情報を共有・管理するためのサービスです。
OneDrive・Teams・ファイルサーバーと役割が重なる部分もありますが、基本的には次のように使い分けます。
- 個人のファイルはOneDrive
- 部署・チームの共有ファイルはSharePoint
- チャット・会議・共同作業の入口はTeams
- SMB共有や既存システムとの互換性が必要ならファイルサーバー・NAS
SharePointを導入するときは、単純に既存の共有フォルダーをクラウドへ移すのではなく、「誰が所有する情報なのか」「誰と共有するのか」「どのように利用するのか」を基準に保存先を決めることが重要です。
次にSharePointを理解するうえでは、SharePoint内のサイト・ドキュメントライブラリ・フォルダーの違いを理解しておくと、実際の構成を考えやすくなります。
SharePointのサイト設計、権限、同期、NAS、バックアップなどもまとめて確認したい場合は、SharePoint Onlineの使い方・設計まとめをご覧ください。
